Coordinador de Envíos y Despachos

• Programar y despachar las entregas diarias según las necesidades del cliente, la disponibilidad de los repartidores y las rutas de entrega.
• Coordina los horarios de entrega y comunica actualizaciones a los conductores, personal de almacén y clientes.
• Contacta con los clientes para confirmar fechas de entrega, horarios y cualquier requisito especial de entrega.
• Preparar los calendarios de entrega y mantener registros precisos de despachos.
• Verifica la exactitud de los pedidos de los clientes antes del envío, asegurándote de que las cantidades, productos e información de entrega sean correctas.
• Revisa las entregas realizadas y resuelve discrepancias o preocupaciones del cliente.
• Generar precios de entrega y cargos de envío conforme a las directrices de precios de la empresa.
• Ayuda con la preparación, revisión y cierre de facturas de clientes y papeleo de entrega.
• Trabaja con el personal de contabilidad y de oficina para conciliar la documentación de entrega y garantizar una facturación precisa.
• Revisa dos veces los pedidos de compra, facturas, conocimientos de embarque y documentos de envío para comprobar su integridad y precisión.
• Mantener la comunicación con el personal del almacén para asegurar que los pedidos se recogen, preparen y cargan correctamente.
• Haz un seguimiento del estado de entrega y comunica proactivamente los retrasos o cambios en el calendario.
• Mantener registros organizados de los registros de envío, comunicaciones con clientes, facturas y documentación de envío.
• Ofrece un servicio al cliente excepcional respondiendo con rapidez a consultas de entrega y resolviendo problemas de agenda.
• Realizar otras tareas administrativas y logísticas según se le asigne.

• diploma de secundaria o equivalente; Se prefiere un título de asociado.
• Experiencia previa en despachos, logística, coordinación de envíos, atención al cliente o operaciones de transporte.
• Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Capacidad para priorizar múltiples tareas en un entorno acelerado.
• Dominio de Microsoft Office, especialmente Excel y GMail.
• Se prefiere experiencia usando software de despacho, ERP o gestión de pedidos.
• Gran atención al detalle con la capacidad de identificar y resolver discrepancias.
• Capacidad para trabajar de forma colaborativa con los equipos de operaciones, almacén, contabilidad y atención al cliente.

• Conocimiento de los trámites y los procedimientos de transporte.
• Se prefiere bilingüe.
• Experiencia con precios de flete y programación de entregas.
• Experiencia en facturación y conciliación de facturas.
• Habilidades de atención al cliente y resolución de conflictos.
• Capacidad para resolver problemas y tomar decisiones.
• Capacidad para mantener la confidencialidad y precisión con la información financiera y de los clientes.

• Principalmente trabajo en oficina, con visitas ocasionales a almacenes o zonas de envío.
• Capacidad para sentarse durante largos periodos y usar un ordenador durante la jornada laboral.
• Capacidad para levantar ocasionalmente hasta 20 libras si es necesario.